In diesem Artikel wird erklärt, was das Mitarbeiterportal ist und wie es genutzt werden kann.
Was ist das Mitarbeiterportal?
Ihr neues, digitales Mitarbeiterportal ist die ideale Alternative zur Lohn- und Gehaltsabrechnung in gedruckter Form oder per E-Mail. Ihre Beschäftigten erstellen mit wenigen Klicks eigene Benutzerkonten und haben damit Zugriff auf die wichtigsten für sie relevanten Dokumente. Monatliche Lohn- oder Gehaltsabrechnungen, Bescheinigungen, Urlaubsnachweise sowie weitere persönliche oder allgemeine Dokumente stehen im Mitarbeiterportal jederzeit online zur Verfügung – auf PC, Tablet oder Smartphone.
Die Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer erhalten einen gesicherten Zugriff auf ihre Unterlagen. Übersichtlich in einer selbsterklärenden Ordnerstruktur können sie ihre Dateien digital herunterladen oder bei Bedarf auch ausdrucken. Arbeitgeber sparen Kosten für Porto, Papier sowie Handling und stellen alle relevanten Dokumente schnell und ohne Zusatzaufwand zentral bereit.
Wie funktioniert das Mitarbeiterportal?
BRZ richtet für Sie das Mitarbeiterportal ein. Die Einrichtungsgebühr von 200,00 € netto pro Betrieb beinhaltet bereits eine ausführliche Schulung sowohl für Sie als auch für Ihre Mitarbeiter.
Für jeden Betrieb erfolgt eine Einrichtung von Referentenverwaltung mit der Festlegung, wer bei Ihnen für die Freigaben der Dokumente und die komplette Verwaltung des Mitarbeiterportals verantwortlich ist. Zum Referenten werden in der Regel Gehalts- und Lohnsachbearbeiter Ihres Betriebes ernannt, die auch die Gehalts- und Lohnabrechnung durchführen.
Welche Aufgaben hat ein Referent?
Wie gelangen die Abrechnungsunterlagen und andere Informationen an Ihre Mitarbeiter?
- Der definierte Referent generiert im ersten Schritt für alle Mitarbeiter des Betriebes ein Anschreiben, in dem die Anmeldung und die Aktivierung des Zuganges genau beschrieben ist. Dieses Anschreiben händigen Sie Ihren Mitarbeitern aus oder verschicken dieses an ihn per Post. Darin ist genau beschrieben, wie sich Ihre Mitarbeiter/innen im Mitarbeiterportal anmelden und den Zugang nutzen können.
- Nach jeder endgültigen Abrechnung erfolgt eine „Freigabe Unterlagen“ durch den Referenten (Entgeltabrechnungen und evtl. auch Sozialversicherungsmeldungen, Lohnsteuerbescheinigungen, Urlaubsnachweise etc.). Danach können Ihre Mitarbeiter via Internet auf PC, Tablet oder Smartphone (App) auf diese Dokumente zugreifen.
- Die Referenten können außerdem auch die sogenannte Pinnwand verwenden. Hier werden bei Bedarf Informationen an alle Ihre Mitarbeiter (z.B. Dauer des Betriebsurlaubes, Bitte um Rückgabe der Stundenkarten etc.) oder auch individuell an einzelne Mitarbeiter (z.B. persönliche Dokumente wie z.B. Wohngeldbescheinigung, Mitteilung einer Gehaltserhöhung, Gratulation zum Jubiläum etc.) veröffentlicht.
- Ein Referent kann auch viele Sonderfunktionen des Mitarbeiterportals nutzen. Dazu gehört z.B. die Kontrolle, ob alle Mitarbeiter die Anmeldung zum Mitarbeiterportal getätigt haben, ihre Unteralgen bereits angesehen haben und vieles mehr.
Welche Schritte sind für die Nutzung des Mitarbeiterportals notwendig?
- Buchung des Services Mitarbeiterportal
- Der Einrichtungspreis beinhaltet eine umfangreiche Schulung sowohl für Sie als auch für die Mitarbeiter
- Unterstützung bei der Einrichtung
- Unterstützung bei der Anwendung durch unsere Supportmitarbeiter
Vorteile im Überblick
Für Arbeitgeber:
- Einsparungen bei Porto, Papier und Handling
- Einfache, zentrale Bereitstellung der Unterlagen
- Vorgedachte Archivstruktur und einfache Übersicht
- Schnell einsatzbereit mit Hilfe unserer Online-Schulung
Für Arbeitnehmer:
- Alle Unterlagen gesammelt an einem Ort
- Kein Verlustrisiko wichtiger Dokumente
- Jederzeit via Internet verfügbar auf PC, Tablet oder Smartphone (per App)
- Sicher durch persönlichen Passwortschutz und Authentifizierung
- Video-Tutorial sorgt für einfachen Einstieg
- Weniger Papier, weniger Aktenordner, mehr Platz zuhause
Tipp: Ihre Bestellung können Sie hier bequem direkt über das Online-Formular tätigen: