Ursache

Outlook verwendet standardmäßig das Rich-Text-Format (RTF) für E-Mails. Wenn eine E-Mail im RTF-Format gesendet wird, wird der Anhang in eine proprietäre winmail.dat-Datei umgewandelt. Viele E-Mail-Dienste können dieses Format nicht interpretieren. 

⚠️ Problemstellung

Beim Versand von E-Mails mit PDF-Anhängen über Microsoft Outlook an Empfänger mit E-Mail-Diensten wie web.de kommt es vor, dass der Anhang nicht als PDF, sondern als winmail.dat-Datei ankommt. Diese Datei kann vom Empfänger nicht geöffnet werden. 

✅ Lösung

  1.  E-Mail-Format auf HTML oder Nur-Text umstellen

    Outlook verwendet standardmäßig manchmal das Rich-Text-Format. Um das zu ändern:

    • Öffne Outlook.
    • Gehe zu Datei > Optionen > E-Mail.
    • Unter Nachrichten verfassen stelle sicher, dass HTML oder Nur-Text ausgewählt ist.
    • Zusätzlich: Wenn du an eine bestimmte Adresse schreibst, kannst du auch im Kontakt selbst das Format ändern:
      • Öffne den Kontakt in Outlook.
      • Rechtsklick auf die E-Mail-Adresse > Eigenschaften.
      • Stelle sicher, dass das Format auf „Als Nur-Text senden“ steht.
  2. Anhang als ZIP-Datei senden

    Wenn das Format nicht geändert werden kann, hilft es oft, die PDF-Datei vorher zu zippen und dann die ZIP-Datei anzuhängen.

  3. Webmail statt Outlook verwenden

    Wenn es dringend ist, kann die E-Mail auch direkt über das Webinterface (z. B. Outlook Web App oder web.de) versendet werden – dort tritt das Problem in der Regel nicht auf.

ℹ️ Hinweis

  • Die Nutzung des Self-Service setzt voraus, dass du zuvor Sicherheitsinformationen (z. B. Telefonnummer oder alternative E-Mail) hinterlegt hast.
  • Für Administratoren gelten ggf. zusätzliche Sicherheitsanforderungen wie Zwei-Faktor-Authentifizierung.