BRZ Deutschland GmbH

Voraussetzungen:

- Zugriff auf das Microsoft Entra-Portal: https://entra.microsoft.com

- Zuweisung der Rolle „Guest Inviter“

Teil 1: Gastbenutzer in Microsoft 365 einladen

Schritt-für-Schritt-Anleitung:

1. Öffnen Sie die Webseite: https://entra.microsoft.com

2. Melden Sie sich mit Ihrem Firmenkonto an.

3. Navigieren Sie links zu „Identitäten“ → „Benutzer“ → „Alle Benutzer“.

4.Klicken Sie oben auf „+ Neuer Benutzer“ → „Externen Benutzer einladen“.

5. Geben Sie die E-Mail-Adresse und den Vor- und Nachnamen der externen Person ein.

6. Wählen Sie unter „Eigenschaften“ bitte „Deutschland“ bei Nutzungsstandort aus.

7.Den Rest bei Eigenschaften können Sie beliebig ausfühlen und dann auf „Überprüfen und einladen“

8. Am Ende einmal alles überprüfen und klicken Sie „Einladen“. Die eingeladene Person erhält eine E-Mail mit einem Registrierungslink.

Teil 2: Gast in Microsoft Teams finden und kontaktieren

1. Öffnen Sie Microsoft Teams (Web: https://teams.microsoft.com oder Desktop-App).
2. Nutzen Sie oben die Suchleiste und geben Sie den Namen oder die E-Mail-Adresse des Gasts ein.
3. Falls der Gast bereits registriert ist, erscheint er in der Liste. Klicken Sie auf den Namen, um einen Chat zu starten.

Hinweis:

In manchen Fällen wird der Gast in Teams unter einer sogenannten UPN-Adresse angezeigt, z. B.: vorname_nachname_domain.com#EXT#@ihrefirma.onmicrosoft.com. Wenn Sie den Gast nicht unter der normalen E-Mail-Adresse finden, versuchen Sie es mit dieser speziellen Form.

Es kann einige Minuten dauern, bis der Gast nach der Registrierung in Teams sichtbar ist.

Teil 3: Gast zu einem Team hinzufügen

1. Klicken Sie in Teams links auf „Teams“.
2. Wählen Sie das gewünschte Team aus.
3. Klicken Sie auf die drei Punkte (•••) neben dem Teamnamen → „Mitglied hinzufügen“.
4. Geben Sie die E-Mail-Adresse oder den UPN-Namen des Gasts ein.
5. Wählen Sie den richtigen Kontakt aus und klicken Sie auf „Hinzufügen“.
6. Der Gast erhält eine Einladung und kann dem Team beitreten.

Hinweise für eingeladene Gäste:

• Gäste müssen sich einmalig registrieren, bevor sie Teams nutzen können

• Sie können Teams im Browser oder mit der Teams-App verwenden

• In Teams wird bei Gästen der Zusatz „(Gast)“ hinter dem Namen angezeigt