Ursache: Warum tritt das Problem auf?
Ein fehlendes oder falsch konfiguriertes Sprachmenü (IVR) kann dazu führen, dass Anrufer nicht effizient zum richtigen Ansprechpartner weitergeleitet werden. Ohne klare Menüführung entstehen Wartezeiten, Fehlleitungen oder Abbrüche, was die Kundenzufriedenheit beeinträchtigt.
Lösung: Schritt-für-Schritt Anleitung zur Behebung
Ansage erstellen
- Navigieren zu Administration → Ansagen
- Neue Ansage anlegen: Name vergeben, optional Beschreibung hinzufügen
- Ansage entweder als Audiodatei hochladen oder Text eingeben
- Sprache auswählen und speichern
Routingobjekte anlegen
- Für jede Menüoption ein Routingobjekt erstellen
- Navigieren zu Administration → Routing
- Routingplan anlegen und benennen
- Routingobjekte hinzufügen und VoIP-Ziel zuweisen
- Beispiel: „1 für Vertrieb“, „2 für Support“, „3 für Marketing“
Rufnummer zuweisen
- Navigieren zu Administration → Rufnummern
- Rufnummer auswählen und als Sprachmenü einrichten
- Menü-Ansage auswählen
- Tasten den Routingobjekten zuweisen
- Nicht belegte Tasten deaktivieren
Fehlertoleranz einbauen
- Routingobjekt für fehlerhafte Eingaben anlegen (z. B. Weiterleitung zur Mailbox)
- Dieses Objekt ebenfalls im Menü hinterlegen
Speichern und testen
- Alle Eingaben speichern
- Menü testweise anhören und Funktion prüfen
Hinweis: Zusätzliche relevante Informationen oder Tipps
- Es werden keine Benachrichtigungen generiert, wenn ein Kunde während des Sprachmenüs auflegt.
- Für eine bessere Übersicht empfiehlt sich die Nutzung von Routingplänen bei mehreren Auswahlmöglichkeiten.
- Die Einrichtung kann jederzeit angepasst oder erweitert werden.
Quelle: https://www.placetel.de/hilfe/telefonanlage/ivr-sprachmenue