Ursache
Wenn E-Mails aus dem Rechnungsausgang nicht beim Empfänger ankommen, liegt das häufig an einer Kombination technischer Prüfmechanismen und Filtereinstellungen. Besonders betroffen sind Domains wie brz.eu, deren E-Mails möglicherweise durch Spamfilter blockiert oder durch fehlgeschlagene Authentifizierungsprüfungen abgewiesen werden.
Lösungsbeschreibung
Um sicherzustellen, dass Rechnungs-E-Mails zuverlässig zugestellt werden, sollten folgende Maßnahmen geprüft und umgesetzt werden:
Spamfilter-Konfiguration
- Stellen Sie sicher, dass die Domain brz.eu explizit im Spamfilter freigegeben ist.
- Prüfen Sie auch, ob die E-Mail-Adresse des Absenders auf einer Blacklist steht.
Authentifizierungsmechanismen
- Bitten Sie Ihren IT-Dienstleister, die folgenden E-Mail-Sicherheitsprotokolle zu überprüfen:
- SPF (Sender Policy Framework): Stellt sicher, dass der sendende Server berechtigt ist, E-Mails im Namen der Domain zu versenden.
- DKIM (DomainKeys Identified Mail): Signiert E-Mails digital, um Manipulationen zu erkennen.
- DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting and Conformance): Kombiniert SPF und DKIM und gibt Richtlinien für den Umgang mit nicht authentifizierten E-Mails vor.
- Bitten Sie Ihren IT-Dienstleister, die folgenden E-Mail-Sicherheitsprotokolle zu überprüfen:
Hinweise
- Testen Sie den Versand an verschiedene E-Mail-Adressen, um festzustellen, ob das Problem nur bei bestimmten Empfängern auftritt.
- Verwenden Sie ein Monitoring-Tool oder ein E-Mail-Log-System, um die Zustellung zu analysieren.
- Informieren Sie Ihre Kunden proaktiv über mögliche Zustellprobleme und bieten Sie alternative Versandwege (z. B. Kundenportal oder postalisch) an.