Hintergrund:
In Verteilergruppen in Outlook können neben internen Adressen, auch externe E-Mail Adressen (nicht der Organisation zugehörig) eingefügt werden. Dies kann z.B. der Fall sein, wenn man ehemalige MitarbeiterInnen nach dem Ausscheiden aus der Unternehmung noch via E-Mail erreichen möchte und diese z.B. zu einer Betriebsfeier etc. einladen möchte. Hierzu legt man die Verteilergruppe im Exchange Admin Center an und fügt neben den internen Adressen, auch die externen E-Mail Adressen hinzu.
Problem - Externe Adressen verschwinden aus dem Verteiler:
Wird nun die Verteilergruppe in Outlook in einer E-Mail in dem Bereich AN/CC/BCC eingefügt, kann es sein, dass zunächst angezeigt wird, dass der Verteiler z.B. insgesamt 70 Personen (intern und externe Adressen) beinhaltet, welche somit angeschrieben werden. Klickt man nun auf das +Symbol neben dem Verteiler, um zu sehen, wer darin enthalten ist, kann es vorkommen, dass sich die Zahl von 70 auf 50 Adressen ändert.
Was ist der Grund?
Die externen Adressen wurden in diesem Fall zwar dem Verteiler hinzugefügt, im Exchange Admin Center wurden die Kontakte aber so angelegt, dass sie nicht im globalen Adressbuch angezeigt werden. Das hat zur Folge, dass die Adressen nach dem Klick auf das +Symbol nicht mehr angezeigt werden und faktisch aus dem Verteiler verschwinden. Sie werden dann durch den Versand der E-Mail auch nicht angeschrieben.
Wie kann ich das verhindern?
1. Legen Sie die Kontakte im Exchange Admin Center immer so an, dass die Kontakte über das globale Adressbuch angezeigt werden. So können z.B. externe Adressen nicht aus dem Verteiler verschwinden.
2. Sollte es nicht gewünscht sein, dass externe Adressen grundlegend über das globale Adressbuch erscheinen, dann klicken Sie nach der Auswahl des Verteilers in der jeweiligen E-Mail, nicht auf das +Symbol. So bleiben auch die externen (nicht globalen Adressen) bestehen und werden angeschrieben.