? Ursache
Ein Mitarbeiter möchte seinen Kalender mit einer externen Person teilen. In den Organisationseinstellungen unter „Kalender“ gibt es jedoch nur eine globale Option, die die Freigabe für alle Mitarbeitenden erlaubt. Es stellt sich die Frage, ob die Freigabe gezielt für einzelne Benutzer aktiviert werden kann.
?️ Lösung
Schritt 1: Globale Freigabe aktivieren (einmalig durch Admin)
Damit einzelne Benutzer Kalender extern freigeben können, muss die globale Freigabe einmalig im Microsoft 365 Admin Center aktiviert werden:
- Pfad: Microsoft 365 Admin Center → Einstellungen → Organisationseinstellungen → Kalender
- Option aktivieren: „Benutzern erlauben, ihre Kalender für Personen außerhalb der Organisation freizugeben“
- Details konfigurieren: Sichtbarkeit (nur Verfügbarkeit, mit Betreff/Ort) und ob anonyme Benutzer Zugriff erhalten dürfen
? Diese Einstellung erlaubt die Freigabe – sie teilt keine Kalender automatisch.
Schritt 2: Individuelle Freigabe durch den Mitarbeiter
Nach Aktivierung der globalen Freigabe kann jeder Mitarbeiter selbst entscheiden, ob und mit wem er seinen Kalender teilt:
- In Outlook Web App oder Outlook Desktop:
- Kalender öffnen → Rechtsklick → „Freigeben“ → E-Mail-Adresse der externen Person eingeben
- Berechtigungen festlegen (z. B. nur Verfügbarkeit oder auch Details)
- Die externe Person erhält eine URL zur Kalenderansicht
? Hinweise
- Die globale Freigabe ist Voraussetzung, aber keine automatische Freigabe.
- Eine gezielte Freigabe nur für einzelne Benutzer ist technisch nicht direkt über die Admin-Konsole möglich – sie erfolgt durch den Benutzer selbst.
- Für feinere Steuerung kann ggf. mit PowerShell gearbeitet werden, um Freigaberegeln benutzerbezogen zu setzen.